코이카 해외사무소 ODA 영프로페셔널 선발교육 _ 비즈니스 매너와 커뮤니케이션

< 목차 >

1. 비즈니스 매너의 중요성

2. 미팅 예절

3. 비즈니스 커뮤니케이션

 

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1. 비즈니스 매너의 중요성

미국 컬럼비아 대학 MBA 과정의 CEO에게
'당신의 성공에 가장 큰 영향을 준 요인은 무엇인가?'라는 내용의 설문조사 결과
응답자의 93%가 매너라고 답했다.

좋은 매너는 원만한 대인관계와 성공적인 사회생활을 할 수 있도록 이끈다.

 

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2. 미팅 예절

(1) 출퇴근 매너

▶ 출근인사

출근인사에는 + a 가 있으면 좋다. 
예) 좋은 아침입니다. + 오늘 화사하게 입으셨네요 / 오늘 기분이 좋아 보이세요 등

▶ 지각 결근/미리 보고
▶ 행선지 미리 보고
▶ 공사 구분 없이 외출 시 보고
▶ 장시간 자리를 비울 시 예상 업무처리 부탁
▶ 근무시간 끝난 후부터 퇴근 준비
▶ 자신 자리 깨끗하게 정리
▶ 외부에서 바로 퇴근 시 보고
▶ 퇴근인사

(2) 회의록 작성

▶ 회의록 왜 써야 하나?
   - 회의 개요
4W (When, Where, Who, What)
   - 회의 내용과 결정사항 
안건 관련 의견 요약정리, 결정에 따른 실행 구체적으로 기록.
   - 회의록 공유
1시간 이내 공유, 회의 참석자들에 배포
   - 주의사항
맞춤법 등 살피기

(3) 지시받을 때 매너

▶ 상사의 지시를 적는다.
▶ 상사가 말을 마치면 질문하고 싶던 것 한꺼번에 묻기
▶ 요점 정리해서 상사에게 확인
▶ 즉시 처리 곤란할 경우, 지시받은 즉시 상사에게 보고하고 상의한다.

(4) 보고 매너

▶ 중간보고
▶ 보고 시 결론부터(신속, 명확, 사실과 의견 구분)
▶ 보고가 늦어질 경우 야해를 구한다.
▶ 보고는 지시한 상사에게 직접 한다.
▶ 문서 보고는 체계적으로 정리한다.

(5) 상황에 따른 호칭 매너

▶ 상사에 대한 존칭은 호칭에만 사용한다. (예, 사장님실 vs 사장실)
▶ 문서에는 상사의 존칭을 생략한다. (예, 사장님 지시 vs 사장 지시)
▶ 상사가 지시한 것을 전달할 때는 '님'을 사용한다. (예, 사장님 지시사항을 전달하겠습니다.)
▶ "부장님, 김 과장님께서 이렇게 말씀하셨습니다" => "부장님, 김 과장님이 이렇게 말씀하셨습니다."

(6) 인사 매너

어떠한 경우라도 인사하는 것은 부족하기보다 지나칠 정도로 하는 편이 좋다.
- 톨스토이 -

▶ 마음을 담은 인사
내가 먼저 / 적극적인 자세 / 몸을 상대 쪽으로 향하여 / 상대의 눈을 보며 미소 지으며 / 인사말은 다정하게

(7) 악수 매너

오른손으로 반드시 일어나서 할 것
미소 / 눈 맞춤 / 적당한 거리 / 리듬과 적당한 힘

악수는 여러분이 알고 있는 것보다 많은 것을 남긴다.

(8) 명함 매너

명함: 나를 나타내는 얼굴

▶ 명함 수수 요령
   - 아랫사람이 윗사람에게 먼저 전달 / 방문객이 먼저
   - 선 자세로 교환 인사 + 소속 + 성명 밝히며
   - 오른손으로 명함 끝 잡고, 왼손으로 오른손을 받치며
   - 상대방 기준으로 글씨가 바로 보이도록 전달
   - 두 손으로 공손하게 받거나 왼손으로 오른손 손목 받침
   - 동시에 명함 교환 시 오른손으로 주고 왼손으로 받음
   - 바로 넣지 말고 관심 표현으로 이름 불러주며 대화
   - 테이블에서 명함 교환 시 일어날 때까지 테이블 위에다 둔다.

(9) 장소별 매너

▶ 엘리베이터
   - 엘리베이터 조작은 하급자가 하는 것이 원칙
   - 목적지를 안내하는 경우 미리 행선 층을 알려 주는 것이 매너
   - 승무원이 없을 때는 하급자가 먼저 타서 엘리베이터를 조작
   - 승무원이 있을 때는 상급자가 타고난 후 뒤에 탑승
   - 안전에 대한 확인이 매너의 핵심

▶ 계단
   - 경사가 진 위치에서는 위쪽이 상석 / 아래쪽이 하석
   - 올라갈 때는 뒤쪽에서 / 내려갈 때는 앞쪽에서 안내
   - 남성이 여성을 안내할 때는 반대로 남성이 위쪽 / 여성이 아래쪽 위치

▶ 문
   - 당겨서 여는 문: 당겨 열어서 상사가 먼저 통과하도록 안내
   - 밀로 들어가는 문: 안내자가 먼저 통과한 후 문을 잡고 상사가 통과하도록 기다려 안내

(10) 상석의 위치

▶ 사무실
   - 문에서 가장 먼 쪽이 상석, 문에서 가장 가까운 쪽이 낮은 자리
▶ 엘리베이터
   - 누르는 곳이 보통 오른쪽이기 때문에 그 앞에는 낮은 자리
▶ 자동차
   - 조수석 뒤 자리가 상석
▶ 열차
   - 열차가 가는 방향이 왼쪽(<-) 일 때, 오른쪽 자리, (차량과 동일하다고 생각하면 됨)
▶ 비행기
   - 상사가 원하는 곳이 상석

그냥 어떤 자리를 선호하시냐고 물어봐라!

 

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3. 비즈니스 커뮤니케이션

(1) 전화매너

고객과 만나는 15초가 기업의 운명을 결정한다.

- 얀 칼슨 (SAS 前 회장

▶ 전화 걸 때
   - 대화한 내용을 정리할 메모지를 준비한다.
   - 인사말, '안녕하십니까. OO팀 OOO입니다.'
   - 전화 건 목적, 중요 내용 메모
   - 상대방이 끊은 후 조심스럽게 끊는다.

▶ 전화받을 때
   - 바른 자세로 신속하게 웃는 표정으로 받는다.
   - 통화가 어려울 때는 정확한 사유로 설명하고, 어떤 사유로 전화했는지 확인 후 정확히 답변한다.

(2) 메일 쓰기 매너

   - 제목은 핵심만 간단히
   - 부서 이름, 직책, 이름 밝히고 간단한 인사말
   - 본론은 간단하고 명료하게 구성하고, 첨부파일이 있을 경우 간단히 내용을 기재한다.
   - 수진자, 참조자, 첨부파일, 오탈자 체크 필수, 그리고 서명한 이후 마무리한다.

(3) 비즈니스 커뮤니케이션 스킬

혼자만 너무 대화를 독점하지 말고 상대방에게도 적절한 질문을 통해 대화의 주도권을 넘겨줘야 한다.

▶ 신뢰감을 주는 커뮤니케이션 스킬

• 쿠션화법
  - 바쁘시겠지만 / 죄송하지만 / 번거로우시겠지만 / 가능하시다면
   + 기다려주세요.
• 레이어드 화법
  
• I-메시지 사용
• Yes-but 기법
• 아론슨 기법 (부정적인 말을 앞에 하고 뒤에 긍정적인 말을 한다., 사람들은 뒤의 말을 더 잘 기억하기에..)