코이카 해외사무소 ODA 영프로페셔널 선발교육 _ 성공적인 YP 생활을 위한 공문서 작성법

문서작성의 의미

• 문서를 작성하는 것은 단순히 문장을 잘 쓰는 것을 의미하지 않는다.
• 문서작성 능력=업무능력과 직결된다.
• 한 사람이 갖고 있는 업무지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석, 상하 동료 간 의사소통, 추진력 등의 결정체가 바로 '문서작성'이다.

 

▶ 문서란?

Document

'가르치다'라는 라틴어 Docere에서 나온 말
'가르치다'의 'Docere'에서 '증거물'이라는 'documentum'이 파생

 

▶ 공문서란?

• 정의
  - 행정기관 또는 공무원이 그 직무상 작성 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서
• 행정안전부 「사무관리규정」제3항 제1조
  "공문서"라 함은 행정기관 내부 또는 상호 간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체 기록을 포함한다. 이하 같다) 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.
  ※ 기타 형법상의 공문서, 민사소송법상의 공문서가 있음
• 한국 국제협력단 사무관리기준 제3조 제1항 및 제7항
  - 제1항 (공문서의 정의)
  "공문서"라 함은 협력단 내부 또는 상호 간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체 기록을 포함한다. 이하 같다) 및 협력단이 접수한 모든 문서를 말한다.
  - 제3항 (전자문서의 정의)
  "전자문서"라 함은 컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송˙수신 또는 저장된 문서

 

▶ 공문서 왜 작성하는가?

① 정확한 사실과 정보전달
  "~ 할 것 같다"라고 쓰지 않는다.
② 적극적인 협력 유도
  than 'mail'.
③ 사무처리의 기록보존 (중요한 증거자료)
  인수인계와 감사
④ 리스크 예방

▶ 문서의 종류: 작성의 주체에 따른 분류

내부문서	조직 내부에서 작성한 문서(내부보고 및 외부 발송)
외부문서	조직 외부에서 작성하여 접수된 문서

▶ 문서의 종류: 내용에 따른 분류

신규 계획
또는 기존 방침의 수정 등을 승인받는 문서 기안 부서 내에서 최종 결재가 완료되는 문서	기안 부서 내에서 결재 완료 후 기관 내 타 부서로 발송되는 문서	기관 내에서 결재 완료 후 기관 외부로 발송되는 문서 전문
예) 교육 운영 계획서, YP 선발 계획서, 교육 운영 종료보고서 등	예) 교육 강사 협조문, 봉사단 파견 수요조사, 홍보 요청, 해외사무소 YP 중도퇴사 통보 등	예) 외교부 실적 보고서 제출, 기관 복무점검, 수행기관 YP 퇴사 통보 등

 

▶ 어떤 문서일까요?

1. 미얀마로 현지 봉사 활동을 새롭게 기획하는 경우
  >> 내부결재
2. 라오스 현지 사정으로 인해 파견 일정이 변경되어 보고하는 경우
  >> 보고문 / 내부결재
3. 현지 학교 개소 기념식 홍보 요청을 하는 경우
  >> 협조문 / 일반 기안
4. 영 프로페셔널 사업에 대한 제도 변경에 관한 정보를 수행기관과 공유하는 경우
  >> 일반 기안
5. 타 팀에 워크숍 참석을 요청하는 경우
  >> 협조문
6. 봉사단 파견 전 OO병원에 백신 구입 및 접종 시행을 요청하는 경우
  >> 일반 기안
7. 2018년도 WFK 통계집 발간을 기획하는 경우
  >> 내부결재

 

▶ 문서의 구성

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두문 작성법

내부결재: 수신자가 없는 내부결재문서의 수신란에는 '내부결재'로 표시하며, 한국 국제 협력단 문서는 시스템에 문서 종류를 선택하면 자동으로 기입된다.

본문 작성 원칙

▶ 제목 작성법

문서의 내용을 함축하여 나타내는 문구로서 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 쉬운 말로 간단하고 명확하게 표시

<문서 제목의 예> ODA 영프로페셔널 교육 운영 계획(안) -> 17기 ODA 영프로페셔널 경력개발 교육 운영 계획(안) 원드프렌즈총괄실 워크숍 계획(안) -> 2018년도 하반기 월드프렌즈총괄실 워크숍 계획(안)

▶ 공문서 작성 일반원칙: 항목 구분

항목의 표시: 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있으면 아래와 같이 다음 구분에 따라 그 항목을 순서대로 표시하되, 필요한 경우에는 □ , ○ , ˙ , - 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

구분	항목기호	비고
첫째 항목 둘째 항목 셋째 항목 넷째 항목 다섯째 항목 여섯째 항목 일곱째 항목 여덟째 항목	1., 2., 3., 4., ... 가., 나., 다., 라., ... 1), 2), 3), 4), ... 가), 나), 다), 라), ... (1), (2), (3), (4), ... (가), (나), (다), (라), ... ①, ②, ③, ④, ... ㉮, ㉯, ㉰, ㉱, ...	둘째, 넷째, 여섯째, 여덟째 항목의 경우 하., 하), (하), ㉻ 이상 계속되는 때에는 거., 거), (거), ㉮, 너., 너), (너), ㉯ ... 로 표시

▶ 공문서 작성 일반원칙: 위치

1. 첫째 항목의 기호는 왼쪽 기본선에서 시작
2. 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작
3. 항목이 두 줄 이상인 경우에 둘째 줄부터는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다. (예: Shift+tab 키 사용)
4. 항목 기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄움
5. 하나의 항목만 있는 경우에는 항목 기호를 부여하지 않음

출처: 2018 행정업무 운영편람

▶ 공문서 작성 일반원칙: 기본원칙

1. 숫자: 아라비아 숫자(1,2,3 등)로 작성
  예) 교육인원: 백 명(X) / 교육인원: 20명(O)
2. 날짜: 2016. 11. 30. (온점 사용, 연월일 글자는 생략)
  예) 교육일자: 2016년 11월 30일(수) (X) / 교육일자: 2016. 11. 30.(수)(O)
3. 시간: 15:00 (24시각제, 쌍점 사용, 시/분 글자는 생략)
  예) 행사시간: 오후 3시~5시 (X) / 행사시간: 15:00~17:00
4. 금액: 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재함
  예) 금 15,790원(금일만 오천 칠백구십 원)

▶ 공문서 작성 원칙: 관련 문서 정리법

관련 문서가 하나인 경우: 문서번호(시행일자/문서 제목)   예) 1. 관련: 협월총-2022(시행일자/표제 관련 계획(안))

관련 문서가 둘 이상인 경우: 문서번호(시행일자/문서 제목)   - 최근 등록된 문서가 위로 오게 작성할 것 예) 1. 관련        가. 협월총-2012(2016.08.12./표제 관련 계획(안))        나. 협모집-1011(2016.04.22./표제 관련 제도 개선 (안))

▶ 공문서 작성 원칙: 문서 종료 표시

1. 본문이 끝났을 겨우 1자(2타) 띄우고 "끝" 표시
  예) ~에 협조하여 주시기 바랍니다. VV끝.

2. 첨부물이 있는 경우: 붙임 표시문 끝에 1자(2타) 띄우고 "끝" 표시
  예) 첨부물이 1개인 경우 -> 붙임1.V교육 운영 계획서V1부.VV끝.
       첨부물이 2개 이상인 경우 -> 붙임 1.V교육 운영 계획서V1부.
                                                    2.V교육 운영 예산 계획(안)V1부.VV끝.

3. 본문 또는 붙임 표시 문이 오른쪽 한계선에서 끝난 경우: 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 1자(2타) 띄우고 "끝" 표시
  예) ````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````에 협조하여 주시기 바랍니다.
      VV끝.

4. 도표가 삽입된 경우: 도표 칸 밖 아래 왼쪽 기본선에서 1자(2타) 띄우고 "끝" 표시
예)

구분	당초	변경	비고
사업금액	$120.000	$100.000	집행잔액 발생
XXXX 지원	$0	$20.000	집행잔액 활용

VV끝.

▶ 공문서 작성 원칙: 붙임 문서 표시

1. 붙임 문서가 하나일 경우: 문서의 맨 왼쪽에
붙임V:V(문서명) 1부. VV 끝.

2. 붙임 문서가 둘 이상일 경우: 문서의 맨 왼쪽에
붙임 1.2.3. 순서대로 작성

 

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결문 작성 원칙

결문: 발신 명의, 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 정보

문서의 최종 결재자는 문서의 종류에 따라 다름
(각 기관마다 위임 전결 기준이 있음)

결문: 생산등록번호와 시행일자, 접수 등록번호와 접수일자, 담당자의 연락처 및 공개 구분

** 담당자 정보는 공문 작성 시 해당 칸을 더블 클릭한 후 작성할 것
    전자문서가 아닌 경우도 반드시 담당자 정보를 써서 보낼 것

 

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좋은 공문서 작성법

좋은 공문서가 갖추어야 할 6가지 조건
기본 자질 / 완전성 / 책임성 / 명료성 / 논리성 / 디자인

▶ 공문서 작성을 위한 방법 1

기본 자질. 문서의 기본 틀을 갖춰라!

• 오탈자, 맞춤법, 시제 등을 명확히 하라
• 전문용어, 약어 등을 설명 없이 쓰는 것을 피하라
• 신조어 사용을 지양하며, 표준어를 사용하라.
• 꼬리가 모두 다른 구미호형 문장을 피해라 (~함/~했다/~했습니다 등)

▶ 공문서 작성을 위한 방법 2

완전성. 문서의 핵심을 표현하라

• 자기주장 없이 다양한 견해 소개만 하는 것을 피하라
• 내용의 깊이 조절을 명확하게 하라(핵심 내용 파악이 안 되는 문서 X, 본문 내용이 없는 것 X)
• 문서의 첨부파일을 열지 않더라도, 기본적인 것을 파악할 수 있도록 하라.

▶ 공문서 작성을 위한 방법 3

책임성. 문서에 책임감을 가져라

• 문서에 이름이 올라간다는 것은 그 문서에 대한 책임이 있기에 신중히 작성하라.
• 결재를 한다는 것 또한 책임이 발생한다는 것을 잊지 말자
• 외부기관에서 받은 문서도 끝까지 책임지고 처리하자

▶ 공문서 작성을 위한 방법 4

명료성. 명확한 표현을 사용하라

• 명확한 용어를 사용하고, 기안 내에서는 그 용어를 통일시켜 써라
• 기안 내용을 고의로 모호하게 하지 마라

▶ 공문서 작성을 위한 방법 5

논리성. 논리적으로 명확한 체계를 갖춰라

• 제목에는 핵심 내용을 간결하게 표현해라
• 본문에는 기승전결을 갖춘 논리적으로 표현해라
• 지나치게 압축적으로 설명하지 마라
• 공문서 작성 취지나 배경 등을 명확하게 드러내라

▶ 공문서 작성을 위한 방법 6

디자인. 어떻게 전달하고 표현할 것인가

• 표/통계자료 등을 적절하게 활용해라
• 문서의 기본적 양식과 틀을 갖춰라 (특이한 서체 X)

▶ 공문서 작성 일반원칙

국립 국어원 홈페이지
(www.korean.go.kr) or 구글에 검색 '2016년 한눈에 알아보는 공공언어 바로 쓰기'

가장 현실적인 좋은 문서 작성법

1. 선배들이 작성한 공문을 자주 찾아 읽어라.
2. 애매한 경우 자신이 작성하고자 하는 문서와 가장 유사한 문서를 찾아 모방해라
   (단, 최신의 문서를 검색하는 것이 필요)
3. 의사결정자/보고대상자의 입장에서 작성하라.